2. November 2025, 6:42 Uhr | Lesezeit: 4 Minuten

Dokumentenmappe für den Ernstfall vorbereiten

Der Verlust wichtiger Unterlagen kann gravierende Folgen haben, denn manche Dokumente lassen sich nur schwer oder gar nicht ersetzen. Deshalb rät das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK), eine Notfallmappe mit allen essenziellen Papieren anzulegen und stets griffbereit aufzubewahren. Familienangehörige, Partner oder Mitbewohner sollten darüber informiert sein, wo diese Mappe aufbewahrt wird.

Laut BBK gehören folgende Dokumente in die Mappe für den Notfall:

Im Original:

• Familienurkunden wie Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden oder ein Stammbuch.

Im Original oder als beglaubigte Kopie:

• Sparbücher, Konto- und Depotverträge, Aktien, Wertpapiere, Versicherungspolicen.
• Bescheinigungen über Renten, Pensionen und Einkommen, Einkommensteuerbescheide.
• Zeugnisse und Nachweise über Qualifikationen.
• Verträge aller Art wie Miet- oder Leasingverträge.
• Testament, Patientenverfügung und Vollmacht.

Als einfache Kopie:

• Personalausweis, Reisepass.
• Führerschein, Fahrzeugpapiere.
• Impfpass.
• Grundbuchauszüge.
• Änderungsbescheide zu empfangenen Leistungen.
• Zahlungsbelege, insbesondere zur Rentenversicherung.
• Meldebescheinigungen der Arbeitsämter, Bescheide der Agentur für Arbeit.
• Rechnungen mit offenen Zahlungsansprüchen.
• Mitglieds- oder Beitragsbücher von Vereinen oder Organisationen.

Darüber hinaus empfiehlt das BBK, Kopien wichtiger Dokumente auch extern zu lagern – bei Verwandten, einem Notar oder Anwalt oder in einem Bankschließfach. Ebenso sinnvoll ist es, digitale Kopien, beispielsweise in Form von Scans oder Fotos, zu erstellen und sicher aufzubewahren.

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Digitale Sicherung nicht vergessen

Neben Dokumenten sollten auch persönliche digitale Daten regelmäßig gesichert werden. Dazu zählen unter anderem Textdokumente, E-Mails, Kontakte, Fotos, Videos und Chatverläufe. Besonders solche Inhalte, die bei Verlust nicht wiederherstellbar wären, sollten regelmäßig ein Backup erhalten.

Zur Datensicherung eignen sich primär USB-Sticks oder externe USB-Festplatten, erklärt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Diese sollten aus Sicherheitsgründen getrennt vom Rechner und idealerweise ebenfalls in der Notfallmappe aufbewahrt werden.

Cloud-Speicher als zweite Sicherheitsstufe

Wer auf Nummer sicher gehen will, kombiniert die lokale Sicherung mit einer Online-Variante: „Doppelt hält besser“ – so lautet auch die Empfehlung des BSI. Cloud-Dienste ermöglichen eine automatische Synchronisation über mehrere Geräte hinweg und können bei Datenverlust eine entscheidende Rettung sein.

Vor der Nutzung eines Cloud-Anbieters sollte man sich jedoch mit den Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung vertraut machen, rät das BSI.

Für ein einfaches Backup reicht es oft schon, alle relevanten Dateien per Kopieren-und-Einfügen auf einen externen Datenträger zu übertragen.

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Regelmäßige Backups einplanen

Entscheidend ist nicht nur das „ob“, sondern auch das „wann“: Wer regelmäßig neue Daten speichert, sollte entsprechend häufig Backups einplanen. Das BSI empfiehlt, feste Zeiträume zu definieren – etwa monatlich bei moderater Nutzung oder häufiger bei intensiv genutzten Geräten. Ein wiederkehrender Kalendereintrag hilft, kein Backup zu vergessen.

Für alle gängigen Betriebssysteme wie Windows, MacOS, iOS, Android und Linux stellt das BSI Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Verfügung. Einmal eingerichtet, übernehmen viele Systeme die Sicherung automatisch und regelmäßig.

Backup-Software: Systemlösungen oder Drittanbieter

Neben den Bordmitteln der Betriebssysteme gibt es auch zahlreiche Programme von Drittanbietern, die automatische Sicherungen ermöglichen. Dazu zählt unter anderem die kostenfreie Open-Source-Software Duplicati, die für Windows, MacOS und Linux verfügbar ist. Duplicati kann Backups nicht nur automatisieren, sondern auch verschlüsseln und direkt in einem Cloud-Speicher ablegen.

Häufig ist auf externen Festplatten bereits eine Backup-Software vorinstalliert, die ebenfalls zur Sicherung genutzt werden kann.

Mit Material der dpa