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Experten-Tipps

Wie finden Eigentümer einen passenden Hausmeister?

Hausmeister bei der Gartenarbeit
Auch Gartenarbeiten können zu den Hausmeister-Tätigkeiten zählenFoto: iStock / gpointstudio

Ein Hausmeister kümmert sich um die Pflege und Wartung einer Immobilie. Worauf sollte man bei der Auswahl und Anstellung achten? Für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) gibt es dabei einige wichtige Faktoren zu beachten.

Treppenhausreinigung, Schneeschaufel im Winter oder regelmäßig anfallende Reparaturen und Wartungen – erledigen die Eigentümer diese Aufgaben nicht nach Absprache in Eigenregie, muss sie ein Hausmeister übernehmen. Aber was zählt zu den Aufgaben und Pflichten eines Hausmeisters? Welche Möglichkeiten gibt es bei der Anstellung? Wie sollten sich WEGs absichern? myHOMEBOOK hat sich beim Verband „Wohnen im Eigentum e.V.“ erkundigt.

Wofür ist ein Hausmeister zuständig?

Die Tätigkeiten des Hausmeisters richten sich nach dem Vertrag, den die Eigentümer mit ihm vorab abgeschlossen haben. Michael Nack, Rechtsreferent von „Wohnen im Eigentum e.V.“ formuliert allgemein: „Hausmeister sind grundsätzlich für die Pflege und kleinere Reparaturen von Wohnungseigentumsanlagen zuständig.“ Welche Tätigkeiten darunter fallen, regeln die WEGs individuell.

Nack erklärt: „Hausmeister ist kein anerkannter Ausbildungsberuf, das bedeutet: Sein Aufgabengebiet ist nicht gesetzlich geregelt.“ Häufig haben Hausmeister allerdings ein Handwerk erlernt. Typische Aufgaben sind unter anderem:

  • Pflege der Grünanlagen einer Wohnungseigentümergemeinschaft
  • Überwachen der Heizungsanlage, der Mülltonnen und der Gemeinschaftsräume (z.B. Fahrradkeller, Abstellraum)
  • Austauschen von Klingelschildern
  • Kehren von Hauszugängen
  • Erledigen des Winterdienstes
  • Überwachen der Einhaltung der Hausordnung

Der Verband rät zudem: „Geht es um die Pflege von Grünflächen, insbesondere den Schnitt von Gehölzen, ist es empfehlenswert, einen qualifizierten Fachbetrieb des Garten- und Landschaftsbaus damit zu beauftragen“. Adressen gibt es bei den Garten- und Landschaftsbauverbänden der Bundesländer.

Gibt es Tätigkeiten, die ein Hausmeister nicht durchführen muss oder darf?

Allerdings gibt es Grenzen für die Arbeiten, die die Eigentümer dem Hausmeister anvertrauen. „Den Aufgaben von Hausmeistern sind durch die Handwerksordnung Grenzen gesetzt“, erklärt Nack vom Eigentümer-Verband. „Sie sollten lediglich Kleinstinstandsetzungen wie das Auswechseln einer defekten Glühbirne oder das Beseitigen kleiner Verstopfungen übernehmen.“ Wenn hingegen handwerkliche Instandsetzungen nötig sind, sollten WEGs damit nur qualifizierte Fachbetriebe beauftragen – ansonsten riskieren sie, Gewährleistungsansprüche zu verlieren.

Worauf sollten Eigentümer bei der Wahl eines Hausmeisters achten?

Jede Alternative hat seine Besonderheiten – vor allem bei der Anstellung, aber auch beim Übernehmen der Aufgaben durch die Eigentümer sind einige Punkte zu beachten, unter anderem Haftungsfragen. Laut dem Eigentümer-Verband spielen dabei unter anderem folgende Faktoren eine Rolle:

  • Größe und Ausstattung der WEG und des Grundstücks: Gibt es etwa ein großes Grundstück und ist die Wohnanlage mit Aufzug und Tiefgarage ausgestattet, werden vermutlich mehr Aufgaben anfallen als bei einer WEG, wo dies nicht der Fall ist.
  • Gemeinsamer Beschluss: WEGs müssen mehrheitlich über die Anstellung oder Beauftragung eines Hausmeisters beschließen. 
  • Vorab Angebote vergleichen: Möchte eine WEG einen Dienstleister mit den Hausmeister-Aufgaben beauftragen, sollten vorher Vergleichsangebote eingeholt werden, die dann in der Eigentümerversammlung vorgelegt werden.
  • Art der Abrechnung: Bei den Angeboten spielt der Stundenlohn eine wichtige Rolle. In der Praxis rechnet man allerdings häufig nicht über Stunden ab, sondern legt im Vertrag mit dem Dienstleister die einzelnen Leistungen und deren Intervalle fest. Für diese Leistungen vereinbaren die Parteien einen Festpreis, teils auch Sondervergütungen für selten anfallende, besondere Leistungen.
  • Empfehlungen berücksichtigen: In der Praxis kann es hilfreich sein, wenn Wohnungseigentümer sich umhören, ob jemand einen Hausmeisterdienst (Dienstleistungsunternehmen) weiterempfehlen kann.

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Welche Möglichkeiten gibt es?

Im Grunde haben die Eigentümer laut dem Verband drei verschiedene Varianten bei Hausmeister-Tätigkeiten. WEGs können:

  • ein Dienstleistungsunternehmen (Hausmeisterservice) beauftragen
  • einen Hausmeister anstellen (sozialversicherungspflichtig oder auf Minijob-Basis)
  • die Aufgaben selbst erledigen.

Plant die WEG, einen Hausmeister anzustellen, sollte der Verwalter zunächst prüfen, was am besten für die jeweilige WEG geeignet ist und in welcher Form (Voll- oder Teilzeit, sozialversicherungspflichtig oder auf Minijob-Basis) er anzustellen ist.  Das richtet sich nach einigen Gegebenheiten, etwa der Grundstücksgröße. Die Anstellung eines hauptberuflichen Hausmeisters beispielsweise wird in der Regel nur dann wirtschaftlich sein, wenn eine WEG eine entsprechende Größe hat.

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Was sollten WEGs beim Anstellen eines Hausmeisters beachten?

Generell sollten sich Eigentümer bewusst, sein, dass die WEG Arbeitgeberin wird, wenn sie einen Hausmeister anstellt – egal ob auf Minijob-Basis (geringfügige Beschäftigung) oder sozialversicherungspflichtig. Dabei kommen auf die WEG einige Pflichten zu. Sie muss etwa Lohnfortzahlung leisten, wenn der Hausmeister wegen Krankheit ausfällt, dieser hat zudem Anspruch auf Urlaub. Wer übernimmt in beiden Fällen die Vertretung? Diese Frage sollte vorab geklärt werden.

Bei einer sozialversicherungspflichtigen Anstellung müssen Eigentümer beachten, dass die WEG als Arbeitgeberin neben den reinen Lohnkosten auch Sozialversicherungsbeiträge abführen muss. Außerdem muss die WEG vom Bruttolohn den entsprechenden Lohnsteuersatz für ihren Angestellten beim zuständigen Finanzamt abführen. In der Regel kümmert sich der Verwalter um diese Angelegenheiten, allerdings fällt hierfür natürlich Arbeitsaufwand an, den der Verwalter der WEG in Rechnung stellt.

Handelt es sich bei dem Hausmeister um einen Mini-Jobber (die Arbeitsentgeltgrenze bei einem Minijob liegt bei monatlich 450 Euro), muss die WEG ihn über das gewerbliche Melde- und Beitragsverfahren und nicht über das private anmelden. Dafür müssen einige Bedingungen erfüllt sein, über die sich die Eigentümer vorab informieren sollten. Darüber hinaus muss die WEG auch Abgaben für einen gewerblichen Mini-Jobber zahlen. Weiteres dazu finden Sie bei der Minijob-Zentrale. Zusätzliche Informationen bietet der Verband „Wohnen im Eigentum“ für Mitglieder auch in diesem Infoblatt.

Der Eigentümer-Verband rät: „Bei der Anstellung eines Hausmeisters – unabhängig davon, ob sozialversicherungspflichtig oder auf Minijob-Basis – ist es empfehlenswert, einen schriftlichen Arbeitsvertrag zu schließen.“

Und was, wenn Eigentümer die Hausmeister-Tätigkeiten (mit-)übernehmen?

Vor allem in kleineren WEGs kommt es öfter vor, dass sich einzelne Eigentümer bereit erklären, Aufgaben des Hausmeisters zu übernehmen. Auch dabei gibt es die Möglichkeit einer Anstellung als Mini-Jobber – oder auch eine Mischform, wenn sich Miteigentümer und ein Dienstleister die Arbeit aufteilen.

Werden nur einzelne Aufgaben von Miteigentümern übernommen, etwa Putzen oder Gartenpflege, handelt es sich laut dem Informationsportal Arbeitgeber Sozialversicherung in der Regel nicht um ein Beschäftigungsverhältnis. Wer welche Aufgaben übernimmt, sollten die Eigentümer in der Versammlung beschließen. Das geht natürlich nur, wenn der oder die Eigentümer sich dazu freiwillig bereit erklären, Aufgaben zu übernehmen. Im Vorfeld sollte der Verwalter prüfen, ob er den Miteigentümer bei der Minijob-Zentrale anmelden muss und wie die Haftung geregelt ist.

Was ist bei der Beauftragung eines Dienstleistungsunternehmens wichtig?

Sind sich die Eigentümer bei der Beauftragung eines Dienstleistungsunternehmens (Hausmeisterdienst) einig, geht es an die Klärung der Details. Im Beschluss sollten die WEGs folgende Punkte regeln:

  • Vertragslaufzeit
  • Vergütung
  • Aufgaben

Rechtsreferent Nack empfiehlt zusätzlich: „Auch ein detailliertes Leistungsverzeichnis sollte Bestandteil des Vertrags mit dem Dienstleister sein – in diesem sollte auch festgelegt werden, wie häufig die Aufgaben erledigt werden müssen.“ Damit ließen sich in vielen Fällen Unklarheiten und Streitigkeiten vermeiden oder zumindest reduzieren.

Wer kümmert sich um die Beaufsichtigung?

„Ist der Auftrag vergeben, sollten die Arbeiten regelmäßig kontrolliert werden“, empfiehlt Nack. Dafür ist in erster Linie der Verwalter zuständig. „Wenn Wohnungseigentümern Versäumnisse oder Probleme auffallen, sollten sie am besten ein Protokoll führen und den Verwalter darüber informieren“, rät der Experte.